Cómo reclamar una factura impagada

Cuatro modelos de email para reclamar el pago a un cliente, del recordatorio amable al último aviso, listos para copiar. Con lo que debe llevar cada uno, cuándo enviarlo y qué hacer si aun así no paga.

Actualizado el 13 de octubre de 2026

Qué debe incluir un email de reclamación de pago

Un recordatorio de pago que se paga es uno que el cliente puede resolver sin tener que preguntar nada. Debe llevar:

El número de cada factura, su fecha de vencimiento y su importe, y el total si son varias.
Cómo pagar: el IBAN o el medio de pago habitual.
Una petición concreta: confirmar la fecha de pago, o pagar antes de un día.
Una salida para el caso de que ya esté pagada o haya una incidencia con la factura.
Quién escribe y cómo contactar: nombre, empresa y teléfono.

Lo que no debe llevar: amenazas, tono humillante ni copias a terceros ajenos a la deuda. Además de estropear la relación con un cliente que quieres conservar, presionar de forma desproporcionada puede volverse en tu contra.

4 modelos de email para reclamar una factura impagada

Cambia lo que va entre corchetes. Van de menos a más firmes: no empieces por el último.

1. Recordatorio amable

De 1 a 7 días después del vencimiento. Muchas facturas se pagan solas con este aviso: el retraso suele ser un despiste.

AsuntoRecordatorio: factura [número] vencida el [fecha]

Hola, [nombre]:

Te escribo para recordarte que la factura [número], de [importe] €, venció el pasado [fecha de vencimiento] y no nos consta el pago.

Puede que se haya cruzado con este mensaje; si ya está pagada, ignora este correo. Si no, ¿puedes confirmarme cuándo está prevista la transferencia?

Te dejo los datos para el pago: [IBAN].

Un saludo,
[tu nombre]
[tu empresa]

2. Varias facturas del mismo cliente

Cuando un cliente acumula más de una. Un solo email con todas, en una tabla, en lugar de un email por factura: se entiende mejor y molesta menos.

AsuntoFacturas pendientes de [tu empresa]: [número de facturas] por [total] €

Hola, [nombre]:

Según nuestros registros, tenéis pendientes estas facturas:

  Factura      Vencimiento   Importe
  [número]     [fecha]       [importe] €
  [número]     [fecha]       [importe] €
  [número]     [fecha]       [importe] €
  Total pendiente            [total] €

Si alguna ya está pagada o hay alguna incidencia con ellas, dímelo y lo revisamos. Si no, te agradezco que nos indiques la fecha prevista de pago.

Un saludo,
[tu nombre]

3. Segundo aviso, más firme

Entre 15 y 30 días después del vencimiento, si el primero no ha tenido respuesta. Firme no es agresivo: sin amenazas, con una fecha concreta.

AsuntoSegundo aviso: factura [número] pendiente desde el [fecha]

Hola, [nombre]:

Te escribí el [fecha del primer aviso] sobre la factura [número], de [importe] €, vencida el [fecha de vencimiento], y no hemos recibido respuesta ni el pago.

Necesitamos que nos confirmes antes del [fecha, en 7 días] cuándo vais a realizarlo. Si hay algún problema con la factura, este es el momento de decírnoslo para solucionarlo.

Quedo pendiente de tu respuesta.

[tu nombre]
[tu empresa] · [teléfono]

4. Último aviso antes de otras vías

A partir de 45 o 60 días sin pago ni respuesta, y después de haber llamado. Es el paso previo a un burofax o a la vía judicial.

AsuntoÚltimo aviso: factura [número] pendiente de pago

Estimado/a [nombre]:

Pese a nuestras comunicaciones del [fecha] y del [fecha], la factura [número], de [importe] €, vencida el [fecha de vencimiento], sigue sin pagarse.

Te pedimos que regularices el pago antes del [fecha, en 7 días]. Si en ese plazo no lo hemos recibido ni tenemos noticias vuestras, tendremos que estudiar otras vías para reclamar la deuda.

Si ya lo habéis pagado, envíanos el justificante y lo comprobamos.

Atentamente,
[tu nombre]
[tu empresa] · [NIF]

Cuándo enviar cada aviso

Antes de vencer (opcional)Un aviso 3–5 días antes a los clientes que suelen pagar tarde.
De 1 a 7 díasRecordatorio amable.
De 15 a 30 díasSegundo aviso, más firme. Si no contesta, llama.
De 45 a 60 díasÚltimo aviso, después de haber hablado con alguien.
Más de 60 díasBurofax y, si procede, procedimiento monitorio.

Lo que más se olvida no es el primer email, es el segundo. Una factura que se reclama una vez y se deja estar envejece, y una deuda de 90 días es mucho más difícil de cobrar que una de 10.

Plazos legales de pago entre empresas

En España, la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad fija para las operaciones entre empresas un plazo de pago de 30 días naturales desde la entrega de la mercancía o la prestación del servicio si no se ha pactado otro, y las partes no pueden pactar más de 60 días.

Superado el plazo, el acreedor puede exigir intereses de demora y una indemnización por los costes de cobro. Que puedas no quiere decir que debas mencionarlo en el primer email: en una relación que quieres conservar, suele funcionar mejor reservarlo para cuando las vías amistosas se han agotado. Ante una situación concreta, consulta con tu asesor.

Si aun así no paga

Llama. Cuando dos emails no funcionan, una llamada sí suele hacerlo. Apunta lo que te digan y la fecha que te prometan.
Burofax. Deja constancia fehaciente del contenido y de la fecha de la reclamación.
Procedimiento monitorio. La vía judicial pensada para deudas dinerarias, vencidas y documentadas, como una factura.
IVA de facturas impagadas. Cumpliendo los requisitos, puedes recuperar el IVA que ya ingresaste. Consúltalo con tu asesor.

Cómo dejar de hacerlo a mano

Cobrenta hace esto por ti a partir del Excel que exportas de tu ERP: ordena la cartera por lo que más urge, junta las facturas de cada cliente en un solo email con su tabla, como el modelo 2, y te propone a quién llamar cuando el email no funciona. Tú revisas cada email antes de que salga.

Email de reclamación en Cobrenta con tres facturas vencidas del mismo cliente en una tabla, su total y la elección de tono

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